Jednak, aby wycieczki dla pracowników były rzeczywiście udane, muszą one być dobrze zorganizowane. Istnieje wiele elementów, którymi należy się zająć. Zadanie to można powierzyć działowi kadr, a w przypadku małych firm można je przekazać asystentowi prezesa lub właścicielowi firmy. Taka wycieczka może przybierać różne formy: od wyjazdów motywacyjnych, imprez firmowych po szkolenia połączone z integracją.
Istotne jest wybranie dobrego miejsca na taki wyjazd. Trzeba w związku z tym znać ceny hoteli lub ośrodków wypoczynkowych. Najczęściej firmy wybierają takie miejsca, gdzie pracownicy mogą pobyć na łonie natury, na przykład w górach lub nad morzem. Wybierając lokalizację na wycieczkę, warto rozważyć, jaki jest standard zakwaterowania, ile jest łóżek, jakie posiłki i jakie dodatkowe atrakcje są oferowane. Czas na wycieczki pracownicze powinien być dostosowany do działalności firmy. Lepiej jest również nie organizować takich imprez w pobliżu długich weekendów lub wakacji, ponieważ większość ludzi ma osobiste plany, więc frekwencja może wtedy nie dopisać. Ważne jest, aby wybrane atrakcje dostosować do wieku, płci i możliwości uczestników. Ankieta przed wyjazdem jest również dobrym sposobem na uzyskanie informacji zwrotnych od pracowników na temat tego, czego oczekują od takiej podróży. Należy również pamiętać o takim zaprojektowaniu wyjazdu, aby pracownicy mieli także czas wolny dla siebie. Przed organizacją takiej wycieczki także warto się zastanowić, ile będzie ona kosztować.
Musimy określić wszystkie działania i założenia dotyczące zdarzenia. Ceny wycieczek dla pracowników danej firmy zależą od tego, gdzie, kiedy i jaki program powinny one zawierać. Ważne jest również, czy wyjazd tego rodzaju jest organizowany przez firmę czy przez agencję zewnętrzną. W przypadku ostatniej decyzji należy również dodać to do kosztów całego wydarzenia. Wiadomo, że koszt takiej wycieczki może być dość duży, ale z pewnością w dłuższej perspektywie okaże się to jednak bardzo opłacalne dla firmy.
